Excel projetExcel est nativement un logiciel pour effectuer des calculs (matrices de calcul, solveur, etc.).
Excel permet d’effectuer des calculs matriciels sous la forme de tableaux de calcul.
Les fonctions de calculs sont puissantes grâce notamment aux macros, au solveur et au langage de programmation associé VBA script.

Utilisations dérivées d’Excel :

Création de bases de données
Excel permet de lire et créer des bases de données pouvant être exportées dans des formats spécifiques de base de données.
C’est un excellent outil d’interface (car très largement présent en entreprise) pour communiquer des bases de données entre collaborateurs, partenaires ou clients (csv, etc.).

Création de tableaux de données
Beaucoup de personnes utilisent encore à ce jour Excel pour cela, c’est un peu une hérésie car Word a été conçu pour cela.
Word a bien plus de fonctionnalité à ce sujet (formatage rapide, filtrage, trie, etc.).
INFO Productivité : l’utilisation d’Excel pour la création de tableaux fait chuter significativement la productivité en entreprise.
INFO Maturité Entreprise : l’utilisation d’Excel pour la création de tableaux permet de révéler certaines carences et méconnaissances des meilleurs outils professionnels appropriés.

Création de tableaux de gestion
Bien des personnes utilisent encore à ce jour Excel pour cela. Dans la plupart des cas, ce n’est pas un bon choix.
Les règles métiers et la législation associée ne sont pas maintenables dans un tel système. Dans la plupart des cas, des méthodes et des outils appropriés existent déjà (gratuit ou commerciaux).
INFO Productivité : l’utilisation d’Excel pour la gestion fait chuter significativement la productivité en entreprise. La plupart des modes de gestion nécessite des fonctionnalités transverses, de communication, de gestion des priorité, de collaboration et des spécificités métier. Excel ne permet pas cela.
A l’usage, sur le terrain, on peut s’apercevoir que les personnes qui utilisent uniquement et en majorité Excel comme outils de gestion sont les personnes qui sont les poins aptes à en tirer profit.
INFO Maturité Entreprise : dans ces cas de figure on aboutie à des modes de fonctionnement en entreprise inadaptés car découlant directement de la restriction de l’utilisation d’un calculateur comme outils de gestion.
Testez-le : Regrouper vos collaborateurs dans une salle et demandez leur de vous expliquer, décrire ou dessiner comment ils travailleraient de manière intuitive et naturelle, indépendamment de leurs contraintes et outils habituels.

Gestion et planification de projet

Réduire une gestion de projet à une planification Excel relève très souvent de l’amateurisme, voir de l’acrobatie (mais quand on ne sait pas faire autrement…).

  1. Un planning Excel n’est pas collaboratif : un seul utilisateur à un moment donné.
  2. Un planning Excel n’est pas dynamique : les informations ne circulent pas en temps réel.
  3. Un planning Excel est isolé des autres composants de la gestion de projet : pas de possibilité de gérer plusieurs projets avec des ressources communes, pas d’interconnection avec d’autres logiciels complémentaire de la gestion de projet permettant de gérer les autres domaines de la gestino de projet
  4. Un planning Excel limite fortement la créativité et l’amélioration continue au sein d’une gestion de projet

Rappel : la gestion de projet concerne 10 domaines d’activité au sens du PMI (PMBok 5 – 2013) :

  • Gestion de l’intégration
  • Gestion du contenu
  • Gestion des délais
  • Gestion des coûts
  • Gestion des risques
  • Gestion de la qualité
  • Gestion de la communication
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des approvisionnements (achats / contrats)
  • Gestion des parties prenantes

En gestion de projet Agile, on retrouve ces domaines dans un mode plus transverse et intégré, reposant sur 4 valeurs et 12 principes de fonctionnement.

INFO Productivité : l’utilisation d’Excel pour des modules très spécifiques de la gestion de projet est envisageable s’il n’existe pas d’outils appropriés.
L’utilisation unique d’une planification Excel comme outil de gestion de projet génère de l’improductivité, de la lourdeur et des carences importantes
INFO Maturité Entreprise : l’utilisation d’Excel pour la gestion de projet révèle souvent une méconnaissance des méthodes et outils de la gestion de projet, voir une absence total de référentiel projet.
Testez-le : regrouper vos chefs de projet dans une salle et demandez leur de vous expliquer comment, de manière intuitive et naturelle, ils aimeraient gérer leur projets, indépendamment de leurs contraintes et outils habituels. Comparer ensuite les réponses au fonctionnement d’un calculateur en tableau (Excel).

Thierry Secqueville

4 bonnes raisons de ne plus utiliser Excel pour sa gestion et planification de projet
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